ERP系統(tǒng)是一種規(guī)范化和條理化的管理信息系統(tǒng)，任何崗位上的人員在任何時刻都必須遵循統(tǒng)一的準則和規(guī)程工作，不允許各行其是。因此，必須在模擬運行的基礎上，結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定一套實施ERP系統(tǒng)的工作準則和工作規(guī)程（Policy and Procedure）。通過編制工作準則與工作規(guī)程，也是一次復習ERP原理和熟悉軟件操作的過程。
工作準則與工作規(guī)程同一般的企業(yè)規(guī)章制度不同，它不是離散的條文，而是按照業(yè)務流程說明要做什么？什么時候做？誰來做？按什么準則做？例外情況如何處理？前后工作的順序及關系是什么？執(zhí)行軟件那一條指令等。他有點類似于機床的操作規(guī)程，但它是一種管理規(guī)程。 這里，“準則”使之處理各種事務或問題的原則，特別要說明例外情況的處理原則。“規(guī)程”是指在業(yè)務流程的基礎上制定的事務處理的步驟。
工作準則與工作規(guī)程由項目小組會同各職能部門共同制定，結(jié)合模擬運行進行驗證，經(jīng)領導小組和常務會議批準，形成企業(yè)的正式文件，發(fā)至全企業(yè)執(zhí)行，并定期總結(jié)修訂。
ERP系統(tǒng)中的每一個環(huán)節(jié)，如數(shù)據(jù)準備、設計修改、主生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、庫存盤點、能力計劃、車間作業(yè)控制、采購、成本計算等等，都要制訂各自的工作準則與工作規(guī)程。下面以主生產(chǎn)計劃（MPS）為例來說明工作準則與工作規(guī)程，作為參考，企業(yè)應根據(jù)自己的具體情況制定。
在工作準則與工作規(guī)程文件的封面要說明文件號，標題，編制人，編制日期，審批人，批準日期，版次和修改說明等。具體內(nèi)容如下。
1． 主題 例：主生產(chǎn)計劃（MPS）
2． 目的 說明提供什么保證或規(guī)定那些方法。 例：說明MPS地工作程序和平衡客觀需求與企業(yè)自愿的原則與方法，保證實現(xiàn)銷售合同對客戶的承諾。（具體內(nèi)容請參閱有關MPS的章節(jié)，根據(jù)企業(yè)具體情況制訂）。
3． 范圍 本部分規(guī)程包括什么和不包括什么。 例：MPS確定出廠產(chǎn)品的交貨數(shù)量和完工日期。產(chǎn)品的發(fā)暈計劃由物料部制定。
4． 文件 說明實用的數(shù)據(jù)來源和工作依據(jù)的文件。 例：MPS運行的依據(jù)全部來自市場經(jīng)營部；包括銷售合同、服務網(wǎng)點的備件和為修建以及預測。參展品、出口產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)統(tǒng)一由市場經(jīng)營部歸口。破壞性試驗產(chǎn)品，有質(zhì)量部門制訂的正式文件，由生產(chǎn)計劃不按廠部“破壞試驗暫行辦法”的規(guī)定列入MPS。 需求變動依據(jù)市場經(jīng)營部提出的“需求變動通知”
5． 工作準則 說明處理各種事務或問題的原則和方針。例： （1） 主生產(chǎn)計劃員每月復核MPS是否符合銷售與運作規(guī)劃（SOP）的要求（2） 確認的MPS必須是可執(zhí)行的；（3） MPS時段在近3個月內(nèi)不得大于周，計劃期不小于6個月；（4） 正常情況下每月運行一次全重排，計劃更改必須運行全重排；（5） 需求世界內(nèi)的需求變動或設計更改，由市場經(jīng)營部或設計部門提出；再生產(chǎn)副廠長主持下，會同設計、生產(chǎn)計劃、采購、車間、財務等有關部門研究分析了影響的范圍和程度，確定計劃變動后的可行性，根據(jù)經(jīng)廠部批準后的“需求變動通知”執(zhí)行；（6） 毛需求取合同與預測中之大值，即合同量沖消預測值；（7） 出現(xiàn)能力矛盾時，首先修改交貨期貨分批交貨，再考慮訂貨量，修改必須得到市場經(jīng)營部同意； ……
6． 責任關系 說明責任部門和具體責任人及權限。例： （1） MPS有主生產(chǎn)計劃員負責貶值，主生產(chǎn)計劃員的直屬領導是生產(chǎn)計劃部部長；（2） 主生產(chǎn)計劃員只負責MPS的可執(zhí)行性，需求信息的準確性由市場經(jīng)營部負責；（3） MPS不能滿足SOP規(guī)劃時，主生產(chǎn)計劃員有責任發(fā)現(xiàn)問題，及時向部門主管報告，由市場經(jīng)營部負責調(diào)整；（4） 保證可供銷售量信息準確； ……
7． 工作規(guī)程 說明工作的程序。例：MPS的日常工作如下：（1） 復核合同 （包括拖欠合同）、預測、備品備件、試驗品等需求，不得遺漏；（2） 復核庫存水準及現(xiàn)有庫存量、批量規(guī)則、安全庫存、提前期。修改時，需要有物料及生產(chǎn)部門的會簽； （3） 確定每種產(chǎn)品的需求時界和計劃時界；（4） 核查參數(shù)設置（時段、計劃接收量定義） （5） 編制初步MPS ；（6） 會同生產(chǎn)部門核定關鍵工作中心能力，運行粗能力計劃； （7） 同市場經(jīng)營部協(xié)商，調(diào)整初步MPS； （8） 完成MPS計劃，經(jīng)廠部批準后執(zhí)行
8． 業(yè)務流程圖 業(yè)務流程圖按照工作順序繪制（略），每一部要說明一下內(nèi)容：（1） 負責部門及負責人； （2） 工作任務與內(nèi)容；（3） 使用的系統(tǒng)程序或指令號；（4） 執(zhí)行時間；并用菱形判斷框說明例外情況的處理流程。 例：從略。
9． 附件 報表格式，文件格式，單據(jù)，憑證等 例：從略。 我們曾一再強調(diào)，實施ERP系統(tǒng)是一場深刻的企業(yè)管理改革。改革的成果來之不易，要用新的管理標準把它鞏固下來。工作準則與工作規(guī)程就是這樣一種新的標準，它將保證MRPII系統(tǒng)能堅持下來，并不斷發(fā)展，是一項不容易忽視的工作。建立好完整的基礎數(shù)據(jù)和業(yè)務管理規(guī)則是實施ERP的重要保證。一些通用的數(shù)據(jù)，如物料編碼系統(tǒng)（Item Coding System）、倉庫庫位、供應商及客戶等等，這些工作需要企業(yè)內(nèi)部首先建立一個登錄的規(guī)則，然后才可以建立數(shù)據(jù)。
