選擇綜合性能好的ERP軟件和軟件供應(yīng)商，可以減少投資風(fēng)險(xiǎn)，是順利實(shí)施ERP的保證。
國(guó)內(nèi)企業(yè)實(shí)施ERP的軟件來源有：自主開發(fā)、合作開發(fā)、購買國(guó)內(nèi)軟件和購買國(guó)外軟件等幾種方式，其中以購買軟件為主。目前國(guó)內(nèi)市場(chǎng)ERP軟件提供商很多，各家軟件有自己的特色和適用領(lǐng)域。企業(yè)在購置軟件時(shí)，首先要在診斷本企業(yè)存在的管理問題的基礎(chǔ)上，提出詳細(xì)的需求，根據(jù)需求尋找適合自己的產(chǎn)品；其次對(duì)于適合于本企業(yè)行業(yè)特點(diǎn)的軟件產(chǎn)品，要研究其軟件與企業(yè)現(xiàn)行管理方式和作業(yè)方式的一致性，是全部模塊能用還是部分模塊能用，需不需要二次開發(fā)，開發(fā)的工作量有多大。一般來說，市場(chǎng)上銷售的ERP軟件與企業(yè)的實(shí)際需求總有一定的差別，是企業(yè)改變自身的管理方式和組織機(jī)構(gòu)去適應(yīng)軟件，還是修改軟件使其適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的實(shí)際運(yùn)行模式，需要通過市場(chǎng)調(diào)研加以分析判斷，并且要與軟件供應(yīng)商溝通，協(xié)調(diào)一致。
國(guó)外一些進(jìn)入國(guó)內(nèi)市場(chǎng)的ERP軟件商品化程度高，應(yīng)用時(shí)間長(zhǎng)，功能完善，但其管理方式與我國(guó)現(xiàn)行的管理方式有一定的差距，價(jià)格較高。國(guó)內(nèi)開發(fā)的一些軟件，商品化程度較低，應(yīng)用時(shí)間短，且大多以財(cái)務(wù)管理為核心，但在價(jià)格和服務(wù)方面有一定的優(yōu)勢(shì)，處于蓬勃發(fā)展的時(shí)期。當(dāng)企業(yè)要上ERP時(shí)，會(huì)有許多供應(yīng)商聞風(fēng)而至，推薦自己的產(chǎn)品，講述產(chǎn)品的功能和優(yōu)勢(shì)，分析自己的產(chǎn)品如何符合企業(yè)管理的需要，描述實(shí)施后的美好前景。作為用戶，面對(duì)著眾多的產(chǎn)品和熱情的介紹、引導(dǎo)，應(yīng)該從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，全面考察、冷靜思考、綜合分析、篩選出最適合于自己的產(chǎn)品。企業(yè)所選擇的產(chǎn)品應(yīng)是綜合性能好的，即軟件技術(shù)先進(jìn)、功能齊全、使用方便、培訓(xùn)及時(shí)、技術(shù)與服務(wù)人員隊(duì)伍比較穩(wěn)定，服務(wù)及時(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富。決不能選那些公關(guān)好而實(shí)力弱，對(duì)于企業(yè)管理無經(jīng)驗(yàn)，邊學(xué)邊干，隊(duì)伍不穩(wěn)定，拿到錢后你就得求他的供應(yīng)商。
一、選擇軟件的方法與步驟
1、訪問同行業(yè)用戶
同行業(yè)的企業(yè)，生產(chǎn)性質(zhì)和管理?xiàng)l件相近，應(yīng)首先參照，隊(duì)其所用的軟件系統(tǒng)，可深入了解。調(diào)查時(shí)防止只調(diào)查技術(shù)問題，忽視管理及實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。
2、訪問軟件公司
各軟件公司的產(chǎn)品，都有一定的特點(diǎn)及定位方向（使用范圍），各有優(yōu)勢(shì)和不足。根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)和需求，經(jīng)過篩選，重點(diǎn)訪問3至5家，過多則會(huì)延遲評(píng)價(jià)周期，并不有利。
3、觀摩演示
僅僅從宣傳樣本上了解軟件是絕對(duì)不夠的，一定要觀看軟件演示。觀摩軟件公司演示時(shí)要注意：演示的軟件是否僅為演示版本，同正式版本是否完全一致。要注意軟件本身而不是演示人，演示人的風(fēng)度不能代替產(chǎn)品。要注意模塊之間信息和數(shù)據(jù)的集成性，尤其是當(dāng)有些模塊是由第三方開發(fā)、買過來增補(bǔ)到原有軟件包上時(shí)（國(guó)外稱之為BOLT-ON，意思是用螺絲釘把上去的“補(bǔ)丁”），或不同模塊是由幾個(gè)人分別演示時(shí)更要留意，“集成”同“接口”不是同義語。觀摩前應(yīng)準(zhǔn)備好調(diào)查提綱，帶著企業(yè)需要解決的問題請(qǐng)演示人演示，觀察軟件的功能是如何解決這些問題的。切忌只看熱鬧，不看門道。此外，還要注意軟件的界面以及是否易于操作。觀摩演示還不同于測(cè)試軟件，要注意抓主要問題，不要糾纏非主流的細(xì)節(jié)。
4、用企業(yè)的數(shù)據(jù)上機(jī)操練
對(duì)最后篩選下來的1至2家軟件，可用企業(yè)的實(shí)際數(shù)據(jù)，比如說用一個(gè)簡(jiǎn)化的產(chǎn)品部件（約10件物料），整理好有關(guān)數(shù)據(jù)，帶著需要解決的問題，借用軟件公司的條件實(shí)際操練，以最后定案。這會(huì)給軟件公司增添一些麻煩，但對(duì)企業(yè)來講是必要的，應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取。有條件時(shí)，其決策人若能親自看到運(yùn)行結(jié)果，對(duì)取得領(lǐng)導(dǎo)的全力支持是十分有利的。
5、訪問軟件公司的用戶
訪問用戶，有助于對(duì)軟件產(chǎn)品本身對(duì)軟件公司的全面了解。要注意軟件實(shí)施應(yīng)用的深度和廣度，注意實(shí)施周期的長(zhǎng)短、服務(wù)支持工作、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。這種訪問，最好能在一種不受拘束和坦誠(chéng)的氣氛下進(jìn)行。
6、請(qǐng)咨詢公司參謀
在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境下，有時(shí)訪問同行業(yè)用戶會(huì)有一定困難。可以由咨詢公司提供幫助和咨詢。國(guó)內(nèi)一些世界銀行貸款項(xiàng)目，往往由世界銀行認(rèn)可的咨詢公司負(fù)責(zé)選用軟件；有的咨詢公司還負(fù)責(zé)指導(dǎo)實(shí)施，這些公司的服務(wù)質(zhì)量一般較好，但費(fèi)用也比較高。 在咨詢工作上，軟件供應(yīng)商的方案，往往是“我賣什么，建議你買什么”，注意力放在“成交”上。而咨詢公司應(yīng)當(dāng)是“企業(yè)需要什么，建議企業(yè)買什么”；或者，向企業(yè)提供多種方案比較，供企業(yè)決策參考，注意力放在項(xiàng)目的“成功”上。16年來，我國(guó)已在實(shí)踐中造就了一批ERP項(xiàng)目專業(yè)人員，但尚處于分散狀態(tài)，接受培訓(xùn)和時(shí)間的背景也不相同，缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，未能形成力量。有時(shí)對(duì)一些基本問題的理會(huì)會(huì)有出入，也可能或多或少帶有一定的商務(wù)因素。隨著類似于美國(guó)生產(chǎn)與庫存管理協(xié)會(huì)（APICS）的組織在我國(guó)成立并開展活動(dòng)，開展國(guó)外交流活動(dòng)，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)和考核專業(yè)人員，我國(guó)必將出現(xiàn)一批獨(dú)立、公正、收費(fèi)合理的咨詢公司和合格的咨詢顧問，為幫助企業(yè)建立管理信息系統(tǒng)和實(shí)施MRPII提供咨詢和服務(wù)。
7、招標(biāo)問題
選擇ERP軟件并不一定需要采取招標(biāo)的形式。但是，向世界銀行貸款項(xiàng)目往往要求通過招標(biāo)來確定軟件公司，以示公正。即使采用招標(biāo)方式，上述方法也是必須參照的。招標(biāo)書的技術(shù)部分應(yīng)在企業(yè)需求分析的基礎(chǔ)上提出，而不是簡(jiǎn)單的羅列ERP軟件的各種基本功能，抓不到重點(diǎn)。對(duì)服務(wù)支持工作的具體條件應(yīng)同時(shí)提出，不要忽視。如果一個(gè)貸款項(xiàng)目包含了多個(gè)企業(yè)，應(yīng)分別列出各個(gè)企業(yè)的需求，避免籠統(tǒng)的混在一起提條件。
二、洽談時(shí)注意的問題
1、明確定義
對(duì)所有討論和洽談的問題都要明確定義，防止因誤解引起糾紛。對(duì)漢化的軟件，要防止因翻譯不確造成誤解。例如，real time一詞通常翻譯為“實(shí)時(shí)”，但要明確如何才能做到實(shí)時(shí)，就是說，除了ERP系統(tǒng)本身外還需要什么外部條件，才能做到實(shí)時(shí)。換句話說，必須弄清企業(yè)一次投資可以真正實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容和目標(biāo)，避免事后層層加碼，造成預(yù)算失控。
2、尋找共同點(diǎn)
多數(shù)軟件在開創(chuàng)時(shí)往往是針對(duì)某種類型的企業(yè)開發(fā)的，只對(duì)某幾種類型的企業(yè)比較適用。有的軟件時(shí)從某些功能起步，在逐步擴(kuò)充的；有時(shí)，將其他公司的產(chǎn)品買過來，經(jīng)過修改作為自己的產(chǎn)品。擴(kuò)充的方式不同，結(jié)果可能是集成的，也可能只是一種如前所述的“補(bǔ)丁”。同一種功能在各種軟件中的深度會(huì)有不同。因此，十全十美的軟件時(shí)沒有的。主要看軟件的優(yōu)勢(shì)是否符合企業(yè)的基本需求，一定要把軟件產(chǎn)品同支持服務(wù)與長(zhǎng)期合作三個(gè)方面綜合考慮，決定取舍。
3、友誼不能代替產(chǎn)品
任何提供產(chǎn)品的公司，都會(huì)通過同用戶建立友誼來促銷。軟件產(chǎn)品也不例外。站在企業(yè)立場(chǎng)要特別注意“友誼不能代替產(chǎn)品”。評(píng)價(jià)產(chǎn)品不應(yīng)受友誼的干擾，不要礙于情面使企業(yè)利益受損。另一方面，即使生意沒能做成，企業(yè)也應(yīng)從禮節(jié)上對(duì)落選的軟件公司表示謝意，婉言說明原委，保持友誼。
4、宣傳資料
軟件公司用作開拓市場(chǎng)和推銷產(chǎn)品的宣傳資料印刷成本很高，不可能年年印；因此會(huì)把計(jì)劃要實(shí)現(xiàn)的內(nèi)容提前列上去。一旦計(jì)劃有變就會(huì)推遲實(shí)現(xiàn)甚至可能不再實(shí)現(xiàn)；在國(guó)外稱之為vaporware（氣泡件，用ware做后綴以與software、hardware對(duì)應(yīng)）。多數(shù)通用商品軟件一般不是能用不能用的問題，而是好用不好用的問題。所以對(duì)宣傳資料除了要注意它介紹什么，還要注意它不介紹什么。
5、建議書
軟件公司提出的項(xiàng)目建議書在一定程度上說明公司對(duì)企業(yè)狀況和存在問題的理解；從公司提出的解決方案可以看出其素質(zhì)和誠(chéng)意。軟件商的方案主要是為了贏得合同，是“銷售”方案，引向產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)。但這并不是說軟件商不關(guān)心用戶的成功。任何有長(zhǎng)遠(yuǎn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和良好企業(yè)文化的軟件商都需要有一些好的成功范例來增強(qiáng)它的聲譽(yù)。企業(yè)在選擇軟件時(shí)應(yīng)發(fā)揮這種共同點(diǎn)的作用。企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)向軟件公司提出需要解決的問題，有軟件公司在建議書中提供解決方案；也可以由軟件公司在企業(yè)作現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查后，分析存在問題并提出解決方案。
6、合同條款
合同條款應(yīng)盡可能具體。例如：軟件升級(jí)的優(yōu)惠條件及有效期限；免費(fèi)修改軟件本身差錯(cuò)的期限（產(chǎn)品三包）；那些現(xiàn)場(chǎng)工作要計(jì)算費(fèi)用；培訓(xùn)教員和支持人員的資歷和條件，不同等級(jí)支持人員服務(wù)的天數(shù)及費(fèi)用，企業(yè)同軟件公司在實(shí)施過程中的配合、分工與指責(zé)等等容易含混的問題都應(yīng)明確和具體。各軟件公司的做法不同，沒有什么慣例，應(yīng)絕對(duì)避免口頭承諾。ERP涉及企業(yè)管理改革，要靠企業(yè)人員共同努力來實(shí)現(xiàn)。ERP系統(tǒng)不是單純技術(shù)問題，不同于交鑰匙工程，軟件公司和軟件開發(fā)單位單方面是不能對(duì)系統(tǒng)成敗負(fù)責(zé)的，必須有企業(yè)人員投入，尤其是管理人員的投入。換句話說，所謂“承包項(xiàng)目”時(shí)有條件的，合同中必須講明。經(jīng)驗(yàn)表明，合同條款明確是企業(yè)同軟件公司愉快合作的必要前提。 總之，選擇ERP軟件要有正確的指導(dǎo)思想，要遵循一定的方法和步驟。要重視前期工作和決策，更要重視售后服務(wù)與支持。選好軟件關(guān)系到項(xiàng)目的順利進(jìn)展與成敗，一定要排除各種形形色色的干擾，選擇好企業(yè)適用的軟件。
